สำนักงานรักษ์โลก ส่งเสริมผลกำไรให้ยั่งยืน
การชะลอตัวทางเศรษฐกิจของประเทศและภูมิภาคแถบนี้ ได้ทำให้เจ้าของผู้ประกอบการ และผู้บริหารธุรกิจส่วนนี้มีการตื่นตัวและหาทางปรับเปลี่ยนวิถีการดำเนินงานในด้านต่าง ๆ ให้ธุรกิจของตนเองสามารถอยู่รอดจากภาวะยุ่งยากนี้ได้ หลายคนก็ได้คำตอบและแนวทางง่าย ๆ ที่จะต้องระมัดระวังในการตัดสินใจ ระมัดระวังที่จะไม่ขยายธุรกิจในระยะนี้ โดยเฉพาะในภาวะที่จะมีการเสี่ยงสูงแต่ทั้งหมดนั้นเป็นภาพรวมในระดับมหภาคเท่านั้น
การปรับตัวที่สำคัญและคนจำนวนไม่น้อยรอคอยอยู่ ได้แก่ ขอบเขต และแนวทางที่ทุกคนทุกฝ่ายจะสามารถทำได้ มีบทบาทการมีส่วนร่วมเพื่อให้องค์กรได้รับผลกระทบน้อยที่สุด และถ้าทุกฝ่ายทุกคนทำได้และมีส่วนร่วมจนเกิดการเปลี่ยนแปลงพฤติกรรมการใช้ทรัพยากร จะทำให้องค์กรมีการดำเนินงานที่มีประสิทธิภาพสูงขึ้น และเป็นภาระต่อสิ่งแวดล้อมน้อยลง
การปรับเปลี่ยนพฤติกรรม และความเคยชินในการใช้ทรัพยากรอย่างไม่มีประสิทธิภาพ และมีการสูญเสียในทุกขั้นตอน ไปสู่ การใช้ทรัพยากรอย่างรู้คุณค่าจะช่วยทำให้ค่าใช้จ่ายในการทำธุรกิจ และดำเนินงานในด้านต่าง ๆ ลดน้อยลง และพฤติกรรมใหม่ของการใช้ทรัพยากรก็จะติดตั้งถูกนำไปขยายผลต่อที่บ้าน และครอบครัวต่อไปด้วย
การสูญเสียในขั้นตอนต่าง ๆ ของการดำเนินงานที่ผ่านมา ประกอบด้วย
- พลังงาน ทั้งแสงสว่าง ความเย็น และเครื่องใช้สำนักงานหลากหลายชนิด
- น้ำ จากการใช้น้ำที่ไม่มีประสิทธิภาพ มีการรั่วไหล มีการปนเปื้อนเกินความจำเป็น
- วัสดุสำนักงาน ได้แก่ กระดาษที่มีการใช้มากและสิ้นเปลืองเกินความจำเป็น มีการใช้อย่างไม่มีประสิทธิภาพมีการใช้วัสดุครั้งเดียวแล้วทิ้งเลยอยู่มาก
- การผลิตของเหลือทิ้งมากเกินความจำเป็น ด้วยการตัดสินใจเลือกและใช้ผลิตภัณฑ์ที่มีบรรจุภัณฑ์มากไม่ย่อยสลายโดยง่ายไม่สามารถใช้ซ้ำหรือนำกลับมาใช้ใหม่ได้อีก
การสูญเสียทรัพยากรแตกต่างกับการทำให้เกิดมลพิษหรือการปนเปื้อนต่อน้ำและอากาศ
การสูญเสียเป็นผลจากการใช้ทรัพยากรอย่างไม่รู้คุณค่า ขาดความระมัดระวัง ขาดความรู้ และความเข้าใจในการใช้ทรัพยากร อุปกรณ์ วัสดุและเครื่องใช้ไฟฟ้าอย่างถูกต้อง รวมทั้งเป็นผลจากความเคยชิน และพฤติกรรมการใช้ทรัพยากรที่ไม่เหมาะสม และการเลือกใช้เทคโนโลยีที่มีประสิทธิภาพต่ำ หรือไม่ได้ขนาดสอดคล้องกับความต้องการในแต่ละโอกาส นอกจากนี้การสูญเสียยังเกิดจากการรั่วไหลในการจัดส่งและใช้ประโยชน์ และการขาดการบำรุงรักษาอย่างสม่ำเสมอและต่อเนื่อง
จากการสูญเสียทรัพยากรชนิดต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นในสำนักงานตลอดเวลาที่ผ่านมาในทุกสำนักงาน แตกต่างกับปริมาณการสูญเสียมากหรือน้อยเท่านั้น ซึ่งปริมาณการสูญเสียอาจจะไม่ปรากฏชัดหรือเห็นได้โดยง่ายในทุก ๆ ด้าน
แนวทางที่สำคัญของการปรับปรุงประสิทธิภาพการดำเนินงานในสำนักงานให้มีการใช้ทรัพยากรอย่างรู้คุณค่า มีดังนี้
- การสำรวจปริมาณการใช้ทรัพยากรภายในสำนักงาน
เพื่อทราบปริมาณการใช้ และการเปลี่ยนแปลงปริมาณการใช้ในช่วงเวลาต่าง ๆ เช่น ในฤดูต่าง ๆ ด้วยการศึกษาและตรวจสอบปริมาณการใช้ในอดีตจนถึงปัจจุบันและทำการศึกษาและติดตามอย่างต่อเนื่อง เพื่อประโยชน์ในการเปรียบเทียบความแตกต่าง เช่น ปริมาณการใช้ไฟฟ้า ซึ่งแต่ละเดือนจะมีปริมาณการใช้ไม่เท่ากัน เช่นเดียวกับน้ำ วัสดุสำนักงาน และอื่น ๆ ซึ่งสำนักงานส่วนใหญ่จะไม่ได้ติดตามปริมาณการใช้ทรัพยากรชนิดต่างๆ เหล่านี้เนื่องจากต่างมุ่งเน้นที่ผลผลิต และการแข่งขันกับผู้ประกอบการรายอื่น ๆ
การติดตาม ตรวจสอบในระยะแรก อาจเริ่มจากการติดตั้งอุปกรณ์และจัดให้มีการตรวจสอบหรือแจงนับ ในทุกกิจกรรมและขั้นตอน ซึ่งถ้ามุ่งเน้นการเก็บรวบรวมข้อมูลมาก ก็จะกลายเป็นภาระในการทำงานของบุคลากร
การทำกิจกรรมการตรวจสอบ หรือกิจกรรมการพัฒนาใด ๆ จะต้องเริ่มจากการสร้างความเข้าใจและส่งเสริมการมีส่วนร่วมของผู้ที่มีส่วนเกี่ยวข้องให้ชัดเจนและเพียงพอก่อนเพื่อเกิดจิตสำนึกและความสมัครใจเข้าร่วมกิจกรรมอย่างแท้จริง ที่จะทำให้การเก็บรวบรวมข้อมูลด้วยกิจกรรมการตรวจสอบและตรวจวัด กลายเป็นส่วนหนึ่งของการปรับปรุงและเพื่อประสิทธิภาพการทำงานที่จะต้องทำอย่างต่อเนื่อง จนกลายเป็นพฤติกรรมการทำงานใหม่ที่มีการระวังป้องกันมิให้มีการสูญเสียทรัพยากรในทุกกิจกรรมและขั้นตอนการดำเนินงาน
- การวิเคราะห์ปริมาณการใช้
เป็นขั้นตอนการศึกษาและทำความเข้าใจความแตกต่างของการใช้ทรัพยากรแต่ละชนิดในกิจกรรมและส่วนต่าง ๆ ของสำนักงาน ในขั้นตอนนี้จะเริ่มเห็นปัญหาการใช้ทรัพยากรที่ไม่คุ้มค่า การสูญเสียในกิจกรรม ส่วนและเวลาต่าง ๆ ของการดำเนินงานในสำนักงาน โดยการวิเคราะห์จะสามารถพิจารณาได้ถึงสาเหตุของปัญหาและความผิดปกติต่างๆ ซึ่งจะเป็นพื้นฐานในการกำหนดมาตรการและแนวทางในการปรับปรุงและพัฒนาสำนักงานให้มีการดำเนินงานที่มีประสิทธิภาพต่อไป
- กำหนดเป้าหายการดำเนินงานและการใช้ทรัพยากรให้สอดคล้องกัน
จากความรู้และความเข้าใจที่ได้รับจากการตรวจสอบและวิเคราะห์ข้างต้จะทำให้ทราบปัญหา และประสิทธิภาพของการดำเนินงาน ซึ่งจากปริมาณผลผลิตที่เกิดขึ้น เมื่อเปรียบเทียบกับปริมาณการใช้ทรัพยากรจะทราบถึงความจำเป็นที่จะต้องมีการปรับเปลี่ยนแนวทางการดำเนินงานเพื่อให้บรรลุเป้าหมายโดยใช้ทรัพยากรน้อยลง การกำหนดเป้าหมายนี้อาจจะเริ่มจากการกำหนดปริมาณการใช้ใหม่ ที่จะลดลงจากเดิมร้อยละ 10 หรือ 20 หรือระดับที่เหมาะสม โดยความเห็นชอบของบุคลากรจะทำให้เป้าหมายนี้เป็นเป้าหมายร่วมที่ท้าทายความพยายาม และการผนึกกำลังร่วมกันของทุกฝ่ายให้สามารถดำเนินงานให้บรรลุตามเป้าหมายได้โดยใช้ทรัพยากรน้อยลง
- จัดทำแผนปฏิบัติการ
เมื่อมีการกำหนดเป้าหมายผลผลิตและปริมาณการใช้ทรัพยากรของส่วนต่าง ๆ และกิจกรรมต่าง ๆ ของสำนักงานแล้ว บุคลากรที่เกี่ยวข้องจะตั้งคำถามว่า เป้าหมายที่กำหนดไว้นั้นจะบรรลุได้เมื่อไรและอย่างไร เป็นคำถามที่ทุกคนจะหาคำตอบร่วมกันโดยเฉพาะจะตองว่าอย่างไร ลักษณะของกิจกรรมจะถูกกำหนดขึ้นจากแต่ละฝ่ายของสำนักงาน ซึ่งจะต้องนำมาประมวลความสอดคล้อง ความเป็นไปได้และความเหมาะสมกับช่วงเวลาการดำเนินงานด้วย “เมื่อแผนปฏิบัติการได้รับการจัดทำและเป็นที่ยอมรับจากทุกฝ่ายแล้ว ขั้นตอนที่สำคัญต่อไปคือ การดำเนินงานตามแผน”
- การดำเนินงานตามแผน
ด้วยความสมัครใจและพร้อมใจของทุกฝ่ายที่ต้องการเห็นความสำเร็จในการพัฒนาประสิทธิภาพการดำเนินการของสำนักงาน เพื่อให้มีการใช้ทรัพยากรอย่างรู้คุณค่า และเป็นภาระต่อสิ่งแวดล้อมลดน้อยลงด้วยกิจกรรมการรณรงค์การสร้างความร่วมมือ การส่งเสริมการมีส่วนร่วมของทุกฝ่าย